A lapolvasó feladata: a látható információt digitális információvá alakítsa át. Aztán a már gépben lévő információt a legkülönfélébb programok segítségével fel lehet dolgozni. A képdigitalizáló, vagy angol nevén scanner (magyarítva szokás ezért szkennernek is nevezni) lehetővé teszi, hogy ábrákat, szöveges dokumentumokat képként a számítógépbe juttassunk. Amennyiben szöveget digitalizálunk vele, akkor abból még csak kép lesz, amit OCR programmal át kell alakítani szöveggé.

Alapelemei: az olvasófej, amely egy fénycsövet és egy tükröt tartalmaz, az üvegfelület, amelyre a beolvasandó anyagot tesszük, az érzékelő, a fejmozgató motor és az elektronika.

Működése: Az olvasófejet a léptetőmotor bordásszíj segítségével mozgatja fémsíneken az üveglap alatt. A fejegység fénycsöve alulról megvilágítja a beolvasandó anyagot, majd a visszavert fényt a tükör (vagy tükrök) segítségével egy lencsén keresztül (amely a kép kicsinyítését végzi) a szkenner belsejében található, fix pontra rögzített CCD érzékelőre fókuszálja; majd az érzékelő digitális képpé alakítja a beérkező fényt.

A másik lehetséges működési elv a LED-es megvilágítás. A CIS, azaz Compact Image Sensor (kompakt képérzékelő) már nevével is a kisebb méretű, kisebb helyigényű fejegységre utal. Ebben az esetben a fejegység nem tartalmaz tükröt, mert az érzékelő itt már benne van. A megvilágítást három különböző színű LED-ek sorával (RGBRGBRGBRGB…) oldják meg. Itt a fehér fényt az RGB (vörös, zöld és kék) színekből keverik ki. Előnye a fénycsöves megoldással szemben, hogy jóval szerényebb a helyigénye (laposabb szkennerek kivitelezése is lehetséges), jó a beolvasott kép élessége, és kevesebb áramot igényel. Természetesen nem maradnak el a rossz tulajdonságok sem: az olvasófejet a kisebb fényerő miatt közelebb kell vinni a beolvasandó felülethez. A szűkebb fényspektrum okozta pontatlanabb színhűség sem elhanyagolandó tény. Az alulról megvilágított olvasást reflexiós eljárásnak nevezzük (visszavert fényt használ a készülék a képalkotáshoz). A transzmissziós megoldást filmek, diák, negatívok beolvasásához használják. Ez esetben nem a fejegység része világítja meg alulról a beolvasandó felületet, hanem a felülről érkező, a beolvasandó anyagot átvilágító fény képe kerül az érzékelőre.

Az adat beolvasásának folyamata: A szkenner CCD elemeket használ a képek kezelésére, ugyanúgy, mint a kamerák. A CCD egy optoelektronikai eszköz, mely a fényt kondenzátortöltéssé alakítja, amit aztán ki kell olvasni és fel kell dolgozni egy céláramköröket tartalmazó chip-nek. Minél nagyobb felbontást akarunk elérni, annál több CCD egységet kell egy sorba beszerelni. A képet egy speciális fénycső világítja meg, majd az onnét visszaverődő fényt egy lencsékből és prizmákból álló optikai eszköz vetíti a CCD érzékelőre. A CCD-ből, az optikai és megvilágító egységből álló rendszert a szkenner kialakításától függően kell a kép felett végigvinni. Ezt egy léptetőmotor automatikusan hajtja végre.

A dokumentumszkenner működése: A normál szkennerek és a dokumentum szkennerek közötti alapvető különbség az, hogy míg a normál szkennerek esetében a szkennelendő papírlap áll és az olvasófej mozog, addíg ez a dokumentum szkennereknél pont fordítva működik. A dokumentum bekerül egy mozgó pályára és elhalad az álló szkennelő modul(ok) között. A pályát motor hajtja a dokumentumok pedig görgők sorozatán haladnak keresztül. A szkennelő modulokban helyezkednek el a tükrök, az objektív és a CCD fej. Egy szkennelő modul esetén a dokumentum egyik oldalát tudjuk beolvasni, két szkennelő modul esetén (alul-felül egy-egy) pedig egyidőben olvasható be a papírlap mindkét oldala. Fontos eleme a dokumentumszkennernek a lapadagoló egység, amelybe akár 1000 db lapot is tehetünk, ahonnan egy speciális mechanikus egység egyenként húzza be a dokumentumokat a készülékbe.